如何用 OneDrive 提升自己的办公效率

大家都知道微软是世界顶级的软件开发大厂，虽然有很多软件用起来非常复杂且体验一般，但是大厂的实力是不可小觑的，而且瑕不掩瑜，微软优秀的软件非常的多。其中 Windows 内置的云存储服务 OneDrive 绝对是妥妥的神器，如果不是网络服务因为一些政策导致不是很流畅，绝对是没有敌手的。

不一样的网盘

很多人接触的网盘都是国内的，百 D、V 云、115 等等，对于网盘的理解非常的局限，为了争取客户，这些网盘阉割了很多功能，比如对于办公助力非常大的同步文件夹，尤其是支持文件的增量同步。
在百 D 中，同步功能是需要收费的，而且客户端喜欢在后台悄悄的做些不为人知的事情，占用非常多资源，所以开机自启以及后台持续运行基本上是不允许的。这些情况导致他的客户端体验其实并不友好，而作为同步盘，最佳的体验就是在后台默默的保存着自己的文件，让自己没有什么感知云存储就完成了。
这点 OneDrive 就占据了得天独厚的优势。作为微软自己开发的软件，OneDrive 几乎就是 Windows 系统的一部分，开机自启和后台运行自然流畅，文件放在设置好的同步文件夹中之后，自然就会被同步到网盘里面，不用特别的关注文件的状态，电脑关机的时候看一下 OneDrive 的图标是否在同步状态就可以判断是否可以关机了。

使用方法

当然，OneDrive 由于逻辑和日常使用的网盘不太一样，很多人刚开始使用就会非常的不适应。其实 OneDrive 的使用并不是很麻烦，习惯了之后甚至于有些欲罢不能。

文件状态

在 OneDrive 的文件夹中，文件有几种状态，存储在云端、存储在本地、同步中等等，图标看起来非常的清晰易懂。
之前有人问我，应该怎么把文件存储在云端而不占用本地硬盘的内存。其实当文件的状态是小云朵的时候，文件是不在本地的硬盘中的，我们看到的只是一个内存占用可以忽略不计的快捷方式，当我们需要使用这个文件的时候，OneDrive 会自动把文件下载下来再打开或者运行。
那么如何判断这个文件是否占用了本地的存储呢？方法很简单，右键这个文件，单机属性就可以看到文件的情况。

文件的大小是 479GB ，但是实际占用的空间只有 21.1GB ，也就是说本地实际的硬盘占用只有 21.1GB 。

设置文件状态

既然文件的存储情况是有各种状态的，那么怎么操作这些状态呢？
我们找到一个放在 OneDrive 同步文件夹的文件，鼠标右键之后，在右键的菜单中会出现几个关于 OneDrive 的选项：

在线查看： 顾名思义，打开网络版本的文件管理器，进行云端文件操作。
设置： 进入 OneDrive 设置。
始终在此设备上保留： 即文件存储在电脑上，占用硬盘内存，有修改和变动云端也会及时同步，等于双份的存储。优点是即便断网了文件也能正常使用，打开的时候不要下载文件，非常迅速。
释放空间： 删除本地的文件，但是不删除云端的备份，这样文件不会占用本地硬盘的内存，完成了文件的云端备份。（注：如果在文件夹内直接删除文件，同步盘的逻辑是云端的改文件也会被同时删除。）

共享： 生成 OneDrive 的共享链接，设置共享的权限之后，就可以把文件分享给需要的人。

其他设置

通常来说，OneDrive 的设置还有一些会影响到其他东西使用的部分，平时需要注意。
OneDrive 支持个人账户和组织账户同时登录使用，需要添加新账户的时候，我们点开已登录的 OneDrive 的设置，在账户的标签中选择添加账户，同理，退出某个账户，在该账户的设置里选择取消链接此电脑。
如果电脑使用的办公套件是 Office 三件套，那么建议关闭 OneDrive 的设置中 Office 标签中的使用 Office 应用程序同步我打开的 Office 文件，否则 Office 三件套会频繁提示同步缓存问题。
在设置标签中，有一个文件随选的选项，这里一般建议打开，不打开可能右键的时候，就没有右键菜单了。

总结

OneDrive 的同步逻辑是增量同步，所以如果文件做了修改，并不会重新上传一遍整个文件，而是会对比出不同，然后上传修改的部分，同时系统会有回收站以及历史文件版本，对于很多时候误删或者误改文件的操作是非常有好的，也是很多人使用了之后欲罢不能的原因。